Progiciel de gestion intégré PGI, ERP définition fonctionnement réglementation et sécurité

Progiciel de gestion intégré PGI, ERP

 définition fonctionnement réglementation et sécurité:

Définition d'un progiciel de gestion intégré PGI ERP.

Permet par le moyen de l'informatique de rassembler toutes les fonctions de l’entreprise dans un système cohérent et structurant, centralisé dans une seule et unique base de donnée.

Le regroupement de l'ensemble des données, améliore la sécurité des différents type erp pgi, puisque la surveillance sécuritaire se focalise désormais sur un seul lieu. C'est la raison pour laquelle, et norme ISO oblige, la réglementation en France encourage les sociétés à s'équiper en pgi erp pour accroître leur performance, accessibilité et compétitivité.

Fonctionnement d'un Logiciel progiciel de gestion intégré ERP PGI

Le fait qu'un PGI soit issu d’un concepteur unique, cela implique que toute modification sur un module engendre une mise à jour en réelle et en instantanée affectant les autres modules liés.

Nous pouvons comprendre la portée d'une telle performance et efficacité en explorant les deux modes de fonctionnement .

Entreprises fonctionnant sans PGI ERP : 

 L’absence d’ERP ou Progiciels de gestion intégrée dans une entreprise, sous-entend que les différents services aient chacun : leur propre logiciels ou système d’information, leurs propres outils, leurs propres workflows de fonctionnement, impliquant une organisation ressemblant au schéma ci-dessous.

Les inconvénients d’une pareille configuration conduit à deux handicaps majeurs :

• La multiplication de saisie des mêmes données dans plusieurs systèmes d’information distincts, avec tout ce que cela comporte comme : erreurs de saisie ; redondance des données, stockages multiples des mêmes données ; incohérentes entre les systèmes ; données manquantes et non à jour.
• La nécessité de faire développer des interfaces informatiques spécifiques dans le but de faire communiquer les différents systèmes internes entre eux. Cela implique des désagréments du genre : Mises à jour délicate ; coûts et délais de développements répétitifs à chaque besoin ; risques de dysfonctionnements des interfaces.

• Entreprises fonctionnant avec PGI ou ERP

   

  

 

Le recours à un ERP ou Progiciels de gestion intégrée dans une entreprise, peut se traduire par les bénéfices suivants:

• Suppression de la redondance de données entre les différents systèmes d’information ;
• La création d’un environnement de travail standardisé et homogène, identique pour tous les collaborateurs ;
• Une évaluation pertinente des coûts de revient grâce à une meilleur visibilité des structures de coûts ;
• Une gestion optimale des fonds propres en diminuant les stocks tout en améliorant les délais de paiement ;
• Une Gestion optimale des conditions de négociation et d’achat avec une diminution des temps d‘approvisionnement ;
• Un accroissement de la productivité via la maîtrise des coûts de production et des niveaux de stock ;
• Un gain de réactivité certain face à la concurrence ;
• Une augmentation du volume d’offres permettant la génération de revenus supplémentaires ;
• Une meilleure gestion des ressources humaines, surtout pour les entreprises ayant plusieurs filiales ou sites dispersés sur le plan géographiquement.

Gestion des Achats  ou Purchase Management : Avec ce module vous avez la possibilité

• d'automatisez les propositions d'approvisionnement,
• lancez des demandes de devis, •    de suivre les bons de commande,
• gérez les informations des fournisseurs,
• contrôlez les réceptions de produits et vérifiez les factures de fournisseurs
• créez des offres d'achat
• rassemblez et organisez les devis de fournisseurs et comparez les propositions,
• choisissez la meilleure offre et envoyez des bons de commande facilement
• utilisez les rapports pour analyser la qualité de vos fournisseurs après coup.

Le contrôle d'inventaire vous permet de gérer les retours de commandes, les remboursements, la réception des produits et le contrôle qualité.

Gestion des ventes : le présent module assure une efficacité certaine dans la vente de vos produits en partant de la prospection, à la vente, tout en gérant la satisfaction et la fidélité de vos clients.

• le contrôle d'un flux de vente intelligent qui vous indique étape par étape, qualification, négociation, validation de la vente
• attirez les clients potentiels
• assurez le suivi des appels téléphoniques et des réunions
• analysez la qualité des clients potentiels pour prendre des décisions éclairées
• affiner le profil de votre client
• fusionner les prospects et attribuez-les au bon vendeur
• suivre le volume de ventes par vendeur
• organisez vos opportunités afin de vous concentrer sur les meilleures affaires
• gérez et notifiez toutes les interactions avec vos clients via e-mails,  appels téléphoniques, notes internes, réunions et devis
• tableau de bord des ventes réussies, nouvelle exigence client, etc.
• planifiez vos réunions et appels téléphoniques grâce au calendrier intégré
• vous pouvez consulter votre agenda ainsi que celui de vos collègues dans une fenêtre unique
• en tant que chef d'équipe, il est facile d'observer les travaux en cours et de définir les échéances et contraintes pour certaines tâches.

CRM relation clients: Modules de suivi des activités en corrélation avec la prospection client : (enregistrement des contacts, suivi des appels et des réclamations, suivi des demandes de prix et des offres, envoi d’e-mailing); Gestion des stocks et des entrepôts : Ce module permet d'assurer une traçabilité complète des l'ensemble des produits du fournisseur au consommateur. Il permet également de :

• diminuer les temps de traitement
• automatisez les transactions
• réduire vos niveaux de stock tout en restant toujours réapprovisionné
• vous pouvez configurer un minimum des règles de stock et avoir un approvisionnement automatique que déclenchera l'ERP automatiquement.
• en interaction avec le module Achat, le système pourra passer commande automatiquement après la sélection de la meilleure offre tarifaire auprès des différents fournisseurs.
• tout est paramétrable selon les règles logistiques que vous souhaitez mettre en place : règles d'ajout, règles de retrait, ordre de fabrication, règles de stock minimum, etc.

Gestion de comptabilité : Ce module permet s'adapte à vos besoins dans le sens ou vous souhaitez internaliser ou externaliser la compta. Il permet en outre de paramétrer le système pour une comptabilité simple et cohérentes ou une compta analytique poussée. Les points forts de la compta sous ERP est :

• Toute action d'achat ou de vente génère une facture automatiquement sans intervention humaine.
• le système, s'occupe des encaissements périodiques planifiés
• l'ERP propose à vos clients des paiements avec facturation électronique
• l'ERP s'occupe automatiquement des relances d'impayés, et de modulation des pénalités de retard
• la comptabilité, facture automatiquement les heures travaillées des salariés après validation de présence
• relier des comptes bancaires
• comptabilité multi devises, multi pays, multi société.

Planification de Production : Ce module vous permet la planification automatique des commandes de fabrication et de travail en fonction de vos règles de passation des marchés, de prévision des quantités et du besoin dépendant.
Vous avez la possibilité d'organiser des ordres de fabrication et de travail de manière très flexible. De traiter les commandes à venir depuis la vue de liste, contrôlez la vue calendrier et modifiez l'horaire proposé dans la vue Gantt.

Le module Planification de Production vous offre une vision 360° sur vos ressources de production et permets :

• gestion de l'ensemble des opérations d'assemblage et/ou de fabrication
• planifiez automatiquement les commandes de production et de travail
• revoyez la planification grâce à l'affichage interactif utilisant des diagrammes
• l'incorporation des fonctions analytiques avancées pour détecter les goulots d'étranglement au niveau des capacités de ressources et des emplacements de stockage.
• la traçabilité absolue de tout le processus
• l'utilisation des lecteurs de code-barres sur vos différents articles pièces intervenant dans la fabrication du produit final
• visibilité sur vos entrepôts
• visualisation du parcours logistiques
• gestion des nomenclatures à paliers multiples
• modifiez manuellement toutes les opérations à n'importe quelle étape du processus.

Gestion des ressources humaines : Le module RH vous permet de gérer le personnel de manière efficace et optimale. Vous pouvez :

• gérer les contrats de recrutements
• gérer les évaluations périodiques du personnel : suivi de formation, acquisition de certification etc.
• gérer les feuilles de présence avec pointage sur poste de travail
• gérer les demandes de congés
• gérer le planning des rotations des équipes 
• gérez la paie
• gérer la participation en assignant des objectifs à atteindre au personnel avec la prime sur rendement qui va avec
• système de suivi des frais personnels : pour commerciaux par exemple

Pour rappel, le module RH est en relation avec les autres modules notamment la comptabilité.  De sorte que chaque heure travaillée, chaque note de frais recensée, s'inscrit dans les rubriques comptables automatiquement. Il revient au responsable du module de valider ou d'invalider telle ou telle écriture.

Gestion de Projets : Module de gestion d’un projet avec suivi des tâches effectuées et facturation. Le suivi du budget du projet est totalement transparent, d’autant plus que les présentes fonctions sont intégrées aux achats et à la comptabilité, ce qui permet d’éditer un compte d’exploitation par projet;

Module Site Web e-commerce : Ce module permet l 'intégration complète et totale de votre site de vente en ligne dans l'ERP.

• Fonctionnalités avancées de gestion des stocks faîte par L'ERP lui-même
• intégration de la facturation et de la comptabilité de manière automatique. Chaque vente est directement reportée en comptabilité.
• interface mobile
• vendre des produits, des événements ou des services
• listes de prix modulables
• variantes d’un même produit
• boutiques multiples
• expérience d’achat exceptionnelle
• portail client pour suivre les commandes
• achats assistés par des discussions en direct
• gestion des retours
• paramètres d’expédition avancés
• coupons ou chèques-cadeaux
• panier persistant - garde en mémoire vos achats

Logiciel de caisse : Ce module vous permet la gestion d'une point de vente ou d'une chaine de magasins. Le logiciel est basé sur une interface intelligente que tout le monde peut utiliser sans difficulté. Il fonctionne aussi bien sur sur tablette Android, iPad, ordinateurs portables, ou sur un POS complet équipé d'une balance pour la pesée.
Toute transaction sur le logiciel de caisse est directement écrite en comptabilité et déduite du stock. Le logiciel sera synchronisé avec votre site e-commerce également si vous le souhaitez.

SAV ou Service après vente : Module de gestion des garanties, le suivi des pannes, les interventions, les stocks de pièces et outillages et de fournir différents tableaux de bord;

Tableaux de bord : Module permettant la visualisation des analyses ou rapport statistiques sous forme de graphe et tableaux synthétique. Les collaborateurs peuvent à tout moment obtenir des bilans de rentabilité par marque commerciale ou type de client.